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協會會議/活動中的數據管理——告別厚重文件不懼數據丟失
來源:中科服    發布時間:2020-04-05    文章分類:會議快報     分享:

知名咨詢公司麥肯錫早在多年前就指出,數據已經滲透到當今每一個行業和業務職能領域,成為重要的生產因素。隨著我國技術發展、信息化的不斷推動,數據管理無論對一個城市發展、公司的發展甚至對個人的發展,都起著非常重要的作用。對于國際大會來講,數據管理的重要性是不言而喻的,不僅可以通過量化的數據全面了解大會展開情況,也可以通過數據分析規劃公司未來的發展方向。

  不少協會會議/活動執行者在活動管理中發現,大型活動中動輒上千的客戶數據在梳理及管理方面經常面臨巨大壓力,需要高度集中的確定客戶報名、簽到與繳費數據,擔心遺漏或丟失。而在數據管理工作中,離職交接、表格協同中傳統得EXCEL表格不僅無法實現協同操作,當出現數據錯誤時甚至不知道到底是哪個環節出了問題。31協會會議協會會議/活動數據管理系統通過全渠道數據采集集成,實現內外部多元數據科學管理,針對注冊報名、活動簽到(多個會場)、住宿就餐、互動等協會會議活動中全部環節提供全面了解大會詳情提供可靠的數據支撐,提升活動管理效果,提升工作人員工作效率。

統計表單自動生成人員信息實時掌握

  數據管理系統可生成多種統計報表,包括活動微站/H5閱讀及轉發情況、報名及票款支付情況、現場主/分會場簽到情況等多種統計結果,會務組人員可根據多維度搜索條件輕松篩選調取參會人員信息,輕松管理大會宣傳情況,了解大會報名情況、參會情況等,覆蓋大會宣傳效果、繳費情況、現場管理、就餐及入住等多環節,為現場突發預案調整及會后分析提供數據支持,。

  中科服協會會議表單自動生成示意圖行為數據精準捕捉用戶畫像自動生成

  數據管理可實時捕捉參會人員行為數據,自動打標簽、分組形成精準用戶畫像,這對于大會主辦方來說都是非常具有價值的。常有人會覺得參加協會會議是一件浪費時間的事,不可否認這種現象是存在的,并且是普遍現象,那造成這種現象的原因是什么呢?

  一方面是參會人員并不全是大會內容的受眾,參會人員和演講內容的不匹配會讓參會者覺得這是在浪費時間;另一方面是參會者之間的聯系不夠緊密,參會者覺得彼此的聯結是沒有價值的,從而產生浪費時間的感覺。那么這種現象該如何解決,要從本質上解決該問題,就要了解參會者真正的需求是什么,這時就需要行為數據作為支撐,通過數據更直觀的看到問題所在,從而對癥下藥。舉個例子,例如嘉賓A在活動中產于了3個分會場內容的協會會議,并可根據簽到時間測算出其停留時間,并為其打上興趣愛好及協會會議議題偏好的標簽,針對其提供更加有針對性的內容推送。也可通過此種方式了解協會會議活動中,哪個演講嘉賓或議題更受歡迎,為下次活動的議題選擇、演講嘉賓邀請提供有力的數據支持。

大會數據價值升值為精準營銷提供線索

  會后復盤對于一場大會來講至關重要,是本次大會效果評估的重要途經,大會數據則為復盤提供堅實依據。不僅如此,大會數據還可進行多次利用,不僅可以進行數據統計、行為數據分析,也可為精準營銷提供線索,進行會后回訪等,增強參會者黏性。操作亦是簡單便捷,支持自定義場景及流程下的營銷自動化操作,為主辦方提供方便。

  數據管理可以提高管理水平,減少冗雜工作內容,顯著改善各環節的工作效率。更為重要的是,在信息化時代,數據的獲取、分析和再利用變得很重要。對于協會會議來講,它不僅反映了大會的整體情況,數據背后隱藏的信息往往是主辦方未來值得精進的方向。

北京中科服科技有限公司(簡稱“中科服”)是中國專業提供社會團體組織智慧信息化生態鏈的公司之一,員工數量100+人,國家認證雙軟企業&國家高新企業,產品和服務適應覆蓋98%以上的協會、學會、商會、聯合會等社會團體組織。中科服的使命是:“讓辦公更智能,讓世界更美好“;愿景為:“成為全球第一社團組織信息化服務商”。20191月,中科服成為北京軟件行業協會副理事長單位,并通過ISO9001認證,同時并評為中關村高新技術企業。

產品指導思想方面,中科服創新提出了新時代網絡安全技術發展的4433”,即四個依據、四新戰略、三位一體、三同步,并在實踐的基礎上提出了“社團組織四維智慧信息化綱要”,實現了從理論到技術、從理念到方法論、從高端產品到精細化服務的全面創新。在社團組織智慧一體化辦公技術、行業平臺及行業服務技術、社團組織安全運營與應急響應等領域,中科服取得了眾多壓倒性、戰略性的技術成果。建立了針對國內社團組織完成息化產品生態,并接合區塊鏈及AI技術應用于全國社團組織超400家,國字頭社團組織超過130家。成為社團組織和企事業單位信息化的重要提供商。

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